PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
 |
| contoh pengelolaan surat masuk |
tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran Surat
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran Surat
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan Surat
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paperclip dan meneruskan ke pengarah surat.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mailclerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
2. Prosedur Pengelolaan Surat KeluarProsedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
c. Pencatatan Surat
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
1) Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
2) Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paperclip dan meneruskan ke pengarah surat.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mailclerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
2. Prosedur Pengelolaan Surat KeluarProsedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan
.b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan
.b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut siap untuk dikirim.
Sumber ; modul-administrasi-transaksi-kelas-X
Tidak ada komentar:
Posting Komentar